Czy urząd przyjmie protokół zniszczenia z niszczarki HSM?

Czy niszczarka P-4 wystarcza do danych osobowych w JDG?

Tak, P-4 zwykle wystarcza do papierowych dokumentów z danymi osobowymi w jednoosobowej działalności, o ile ryzyko jest standardowe i masz właściwe procedury.
P-4 to poziom uznany za bezpieczny dla większości dokumentów zawierających dane klientów, kontrahentów czy pracowników współpracujących. RODO nie wskazuje poziomów P, wymaga jednak „odpowiednich środków”. Odpowiedniość ocenia się przez pryzmat ryzyka. Gdy przetwarzasz dane wrażliwe lub informacje o wysokiej poufności, rozważ P-5 lub wyższy. Sprzęt to tylko część systemu. Liczą się także zasady przechowywania, terminy retencji i dokumentowanie zniszczeń.

Jak norma DIN 66399 tłumaczy poziom P-4?

P-4 oznacza cięcie na cząstki o powierzchni maksymalnie 160 mm² i szerokości do 6 mm, typowo około 4 x 30 mm.
DIN 66399 oraz równoważna ISO/IEC 21964 określają poziomy od P-1 do P-7 dla papieru. P-4 to bezpieczny cięty ściek krzyżowy, który utrudnia odtworzenie treści. P-5 i wyżej to drobniejsze cząstki dla danych o podwyższonej poufności. Norma definiuje też klasy dla innych nośników, jak O dla CD/DVD, T dla taśm i E dla nośników elektronicznych.

Czy HSM niszczarki P-4 są zgodne z wymaganiami RODO?

Tak, hsm niszczarki w klasie P-4 mogą wspierać zgodność z RODO, jeśli są używane w ramach odpowiednich procedur i dla adekwatnego poziomu ryzyka.
RODO wymaga środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka. P-4 jest powszechnie przyjmowany dla typowych akt papierowych. Dla danych wrażliwych, informacji medycznych czy dokumentów o szczególnej wartości biznesowej warto rozważyć wyższe poziomy. Ważna jest też powtarzalna praktyka niszczenia, brak pozostawiania dokumentów bez nadzoru oraz właściwe przechowywanie ścinków do momentu ich utylizacji.

Jakie praktyki operacyjne uzupełniają niszczenie dokumentów?

Największy efekt dają proste, stałe nawyki.

• Klasyfikuj dokumenty i przypisz im okresy przechowywania.
• Trzymaj dokumenty do zniszczenia w zamkniętym pojemniku.
• Stosuj zasadę czystego biurka pod koniec dnia.
• Niszcz na bieżąco. Nie odkładaj na „kiedyś”.
• Opracuj krótką instrukcję niszczenia i trzymaj ją przy urządzeniu.
• Ustal, co trafia do niszczarki, a co do teczki archiwalnej.
• Dla zewnętrznych usług niszczenia zawrzyj umowę powierzenia przetwarzania.
• Pamiętaj o nośnikach cyfrowych. Dla plików stosuj bezpieczne kasowanie.

Jak dokumentować niszczenie danych w jednoosobowej działalności?

Wystarczy prosty rejestr zniszczeń, ale prowadzony konsekwentnie.

• Data i osoba niszcząca.
• Zakres dokumentów, kategorie danych, szacunkowa objętość.
• Metoda i poziom niszczenia, na przykład P-4, ściek krzyżowy 4 x 30 mm.
• Model urządzenia i ewentualne uwagi o awariach.
• Podpis potwierdzający wykonanie.

Jeśli korzystasz z firmy zewnętrznej, zbieraj protokoły lub certyfikaty zniszczenia oraz listy przewozowe. Dokumentację przechowuj zgodnie z własną polityką retencji.

Co sprawdzić w specyfikacji niszczarki przed zakupem?

Skup się na ryzyku, komforcie pracy i serwisie.

• Zgodność z DIN 66399 na poziomie P-4, realny rozmiar ścinka.
• Rodzaj cięcia. Cross-cut lub micro-cut.
• Wydajność podawania i cykl pracy ciągłej.
• Pojemność kosza i łatwość opróżniania.
• Odporność na zszywki i spinacze. Możliwość niszczenia kart plastikowych.
• Poziom hałasu i wymiary urządzenia.
• System oliwienia i ochrona przed zacięciami.
• Funkcje bezpieczeństwa, na przykład czujnik dłoni, auto-stop.
• Dostępność serwisu, części i materiałów eksploatacyjnych.

hsm niszczarki oferują szerokie spektrum modeli P-4 do biur i pracowni. Wybieraj pod kątem realnego wolumenu i częstotliwości niszczenia.

Czy poziom P-4 wystarcza do niszczenia nośników USB i płyt?

Nie. P-4 dotyczy papieru. Nośniki cyfrowe wymagają innych klas i metod.
Dla płyt CD/DVD stosuje się klasy O z DIN 66399, a dla pamięci USB i dysków klasy E i T. To często inne urządzenia niż biurowe niszczarki papieru. Rozważ dedykowane niszczarki nośników danych, degaussing lub certyfikowane kasowanie z nadpisem. Mieszanie ścinków papieru z fragmentami nośników nie zapewnia zgodności i może zwiększać ryzyko.

Jakie kroki podjąć dziś, by poprawić zgodność z RODO?

Zacznij od krótkiej listy działań i trzymaj się jej.

• Spisz prostą politykę retencji dokumentów i danych.
• Wyznacz pojemnik „do zniszczenia” i opróżniaj go regularnie.
• Wybierz i skonfiguruj niszczarkę P-4 zgodną z DIN 66399.
• Utwórz szablon protokołu zniszczenia i prowadź rejestr.
• Skontroluj sposób kasowania danych na nośnikach elektronicznych.
• Jeśli zlecasz niszczenie, podpisz umowę powierzenia i wymagaj protokołów.
• Zaplanuj coroczny przegląd procedur w oparciu o ryzyko.

Pamiętaj, że art. 32 RODO wymaga adekwatności środków. To proces, nie jednorazowy zakup.