Jak negocjować opłaty serwisowe w dzierżawie kopiarki Bizhub?

Dlaczego warto negocjować opłaty serwisowe przy dzierżawie Bizhub?

Bo to one kształtują całkowity koszt posiadania i ciągłość pracy biura.
Rata za sprzęt to tylko część budżetu. Serwis i koszt za stronę tworzą główną pozycję w rozliczeniu. Umowa może zawierać zapisy, które podnoszą koszt w czasie. Warto je przewidzieć przed podpisaniem. Negocjacje obejmują nie tylko stawkę za stronę. To także definicję „kliku”, zasady nadwyżek, indeksację i SLA. Ustalone na starcie warunki pozwalają uniknąć niespodzianek oraz przestojów.

Jak ocenić rzeczywiste koszty serwisu przed podpisaniem umowy?

Policz koszt na stronę przy swoim wolumenie i sprawdź, co faktycznie wchodzi w cenę.
Zbierz realne dane o wydrukach. Podziel je na mono i kolor. Oszacuj udział duplexu i A3. Sprawdź, czy skanowanie jest bezpłatne. Zapytaj, czy A3 liczone jest jako dwa kliki, a duplex jako dwa kliki, i jak rozliczane są strony zaczernione w kolorze czarnym z drivera kolorowego. Ustal, co obejmuje serwis: części, robociznę, dojazd, firmware, konserwacje, szkolenia i wsparcie IT. Sprawdź, jak liczone są nadwyżki i czy niewykorzystany pakiet przechodzi na kolejne miesiące. Zwróć uwagę na indeksację roczną, sposób odczytu liczników i terminy fakturowania.

Które zapisy umowy wpływają najbardziej na wartość opłat serwisowych?

Stawka za stronę, wolumen bazowy, wycena nadwyżek, indeksacja i definicja „kliku”.
Największy wpływ mają szczegóły. Warto je doprecyzować na piśmie:

• Definicja kliku: A4 simplex to jeden klik, duplex to dwa kliki, A3 jako dwa kliki.
• Rozróżnienie mono i kolor. Czy decyduje sterownik, czy realny kolor na stronie.
• Zakres serwisu w stawce: robocizna, części, dojazd, konserwacje, aktualizacje firmware.
• Materiały eksploatacyjne w cenie kliku: tonery, bębny, dewelopery, pas transferu, fuser, pojemnik na zużyty toner, rolki poboru.
• Wyłączenia: papier, zszywki, elementy uszkodzone z winy użytkownika.
• Wolumen bazowy i rozliczanie niewykorzystanych stron. Nadwyżki i ich stawki.
• Indeksacja roczna i maksymalny poziom podwyżki. Warunki zmiany cennika.
• Czas trwania umowy, wcześniejsze zakończenie, wymiana sprzętu w trakcie.
• Rozliczanie floty łącznie lub per urządzenie. Przenoszenie wolumenów między maszynami.
• Sposób odczytu liczników i weryfikacji. Terminy i sposób fakturowania.

Jakie poziomy SLA warto wynegocjować dla kopiarki Bizhub?

Czytelne czasy reakcji i naprawy, dostępność części i urządzenie zastępcze.
SLA powinno wspierać rytm pracy biura. Ustal realne standardy i sposób ich mierzenia:

• Czas reakcji zdalnej i przyjazdu na miejsce. Godziny świadczenia usług.
• Czas przywrócenia działania lub dostarczenia sprzętu zastępczego.
• Harmonogram przeglądów profilaktycznych i czyszczeń.
• Dostępność krytycznych części na magazynie serwisanta lub lokalnie.
• Tryb eskalacji i opiekun serwisowy. Raporty miesięczne o awariach i czasach.
• Dostawy materiałów eksploatacyjnych „na czas”, także automatyczne uzupełnianie.
• Aktualizacje oprogramowania układowego, wsparcie driverów i bezpieczeństwa.
• Kredyty serwisowe lub rabaty za przekroczenie SLA, jeśli dostawca to oferuje.

Jak przygotować dane zużycia, by obniżyć proponowane stawki?

Pokaż rzetelne logi wydruków i profil pracy, aby dostawca mógł obniżyć ryzyko.
Cena spada, gdy ryzyko jest policzalne. Przygotuj:

• Zestawienia z ostatnich miesięcy z podziałem na mono, kolor, A4, A3, duplex.
• Informację o sezonowości i pikach. Planowane zmiany wolumenów.
• Udział skanowania i digitalizacji. Politykę druku dwustronnego.
• Przykładowe typy dokumentów i typowe pokrycie strony.
• Liczbę urządzeń i piętra. Rozmieszczenie punktów druku a dojazdy serwisu.
• Raporty z systemów zarządzania drukiem, jeśli działają.
• Zakres wsparcia IT potrzebny przy wdrożeniu i w utrzymaniu.
• Plany optymalizacji: konsolidacja urządzeń, szkolenia użytkowników, reguły druku.

Jak negocjować części zamienne i materiały eksploatacyjne w umowie?

Doprecyzuj, co jest w cenie kliku, jakie są wyłączenia i terminy dostaw.
Serwis bywa tani, gdy część kosztów przeniesiono poza klik. Unikaj tego przez jasne zapisy:

• W cenie kliku: tonery, bębny, dewelopery, pas transferu, zespół utrwalania, rolki, pojemnik na zużyty toner. Robocizna i dojazd.
• Wyłączenia: papier, zszywki, uszkodzenia mechaniczne z winy użytkownika.
• Jakość materiałów: oryginalne lub równoważne, z gwarancją i testami jakości.
• Standard dostaw: czas od zgłoszenia do dostarczenia, opcja automatycznych wysyłek.
• Gospodarka odpadami: odbiór i utylizacja zużytych materiałów.
• Wymiana elementów przed osiągnięciem deklarowanej trwałości, gdy spada jakość.
• Potwierdzenie, że skanowanie i aktualizacje oprogramowania nie zwiększają kliku.

Czy warto prosić o okres próbny lub klauzulę przeglądu stawek po roku?

Tak, bo to zmniejsza ryzyko i pozwala dopasować warunki do realiów.
Krótki okres próbny pozwala sprawdzić SLA, jakość wydruków i wsparcie IT. Ustal jasne kryteria akceptacji. Poproś o klauzulę przeglądu stawek po roku. Wtedy można skorygować wolumen bazowy, stawki nadwyżek oraz zapisy o indeksacji. Dla flot przydatna jest możliwość wymiany urządzenia na nowsze w cyklu kilkuletnim. Warto też dopisać opcję zwiększenia lub zmniejszenia liczby urządzeń wraz ze zmianą potrzeb.

Jak rozpocząć negocjacje z dostawcą i jakie pytania zadać od razu?

Wyślij swoje dane zużycia, poproś o kalkulację TCO i zapytaj o kluczowe zapisy.
Na start przygotuj krótkie briefy i listę pytań:

• Jak definiujecie klik A4, A3 i duplex. Jak rozliczacie „czarny z drivera kolorowego”.
• Co dokładnie obejmuje cena kliku. Jakie są wyłączenia.
• Jaki jest wolumen bazowy i stawka za nadwyżkę. Czy niewykorzystane strony przechodzą dalej.
• Jakie są czasy reakcji i naprawy. Czy jest sprzęt zastępczy.
• Jak wygląda indeksacja roczna i maksymalna zmiana stawek.
• Czy skanowanie, aktualizacje firmware i wsparcie IT są w cenie.
• Jak rozliczana jest cała flota. Czy można bilansować wolumen między urządzeniami.
• Czy możliwy jest okres próbny i przegląd stawek po roku.
• Jakie raporty serwisowe i jakościowe otrzymamy. Kto będzie opiekunem.